Administratie bijwerken (onder Administratie) is hét scherm voor je vaste administratie-moment. In vijf stappen verwerk je inkomsten, uitgaven en betalingen, en je administratie is weer helemaal bij.
De werkwijze die wij aanraden
Het bijwerken van je administratie kost weinig tijd als je bonnen er al in staan. Daarom raden we deze aanpak aan: verzamelen doe je continu, verwerken doe je in één keer.
Mail elke bon die je binnenkrijgt direct door. Krijg je een factuur per mail, stuur hem dan meteen door naar het scan-e-mailadres van je omgeving. Nog een stap verder: geef dat adres op bij leveranciers waar je vaak inkoopt, of maak er een doorstuurregel voor in je mailprogramma. Zie Bonnen mailen.
Zet papieren bonnen meteen in het systeem. Fotografeer ze bij de kassa of in de auto met de mobiele app. Dan raak je ze niet kwijt en hoef je later geen schoenendoos door.
Verwerken hoeft niet meteen. Een ingelezen bon staat er alvast in, gemarkeerd als "nieuw". Je hoeft hem op dat moment niet te controleren en er geen betaling aan te koppelen — dat komt vanzelf aan bod in dit scherm.
Vul bij het bijwerken de ontbrekende bonnen aan. Begin je aan een administratie-moment, loop dan in stap 1 na wat je nog mist: de bonnen die je niet per mail kreeg en niet op papier hebt gefotografeerd. Upload die in één keer, dan is je stapel compleet.
Doorloop daarna de rest van de wizard. De stappen hieronder staan in de volgorde waarin ze het beste werken: eerst je uitgaven compleet en gecontroleerd, dan de bank erin, en tot slot de betalingen koppelen.
Stap 1: Uitgaven uploaden & controleren
Hier maak je je stapel bonnen compleet en loop je de ingelezen gegevens na.
Met Bonnen uploaden en inlezen upload je in één keer alle bonnen die nog niet in het systeem staan; ze worden automatisch ingelezen. Daaronder staat de lijst Nog te controleren uitgaven, met per bon de datum, leverancier, het factuurnummer, de bedragen en de btw-types.
Klik een uitgave open en je ziet de bon naast de ingelezen gegevens staan. Klopt alles, dan ga je met Gecontroleerd en volgende meteen door naar de volgende bon — zo werk je de hele stapel af zonder telkens terug te hoeven naar de lijst. Twijfel je over een bon, dan sla je hem over, of je opent de uitgave helemaal om er meer aan te wijzigen.
Deze lijst werkt alleen als de instelling Gescande bonnen controleren aanstaat, onder Instellingen → Bonnen scannen. Daarmee houdt de app per bon bij of je hem hebt nagekeken.
Stap 2: Banktransacties
Nu je uitgaven compleet zijn, haal je je bankmutaties binnen en verantwoord je ze.
Met Transacties importeren upload je je nieuwste bankexport. Daarna zie je alle transacties waarvan het bedrag nog niet volledig is toegewezen, met per transactie het openstaande bedrag.
Bij veel transacties staat een suggestieknop klaar: een factuur met hetzelfde bedrag en nummer, een eerdere privé-boeking op dezelfde tegenrekening, een bekende Mollie-uitbetaling. Eén klik en de betaling is verantwoord. De rest koppel je zelf met Uitgave koppelen, Factuur koppelen of Anders verwerken — dat laatste voor privé-opnames, kruisposten, btw-betalingen en alles wat geen factuur of uitgave is. Zie Transacties koppelen.
Mis je hier alsnog een uitgave, dan ga je gewoon terug naar stap 1 om hem toe te voegen.
Stap 3: Openstaande uitgaven
Hier staan de uitgaven waarvan de betaling nog niet verantwoord is. Na stap 2 zijn dat er meestal nog maar een paar: uitgaven die je contant of vanaf je privérekening hebt betaald, of waarvan de banktransactie nog niet geïmporteerd is.
Ook hier helpen de suggesties je aan de juiste banktransactie. Is die er niet, dan voeg je zelf een betaling toe met het passende type. Zie Uitgaven toevoegen.
Stap 4: Openstaande facturen
Hetzelfde, maar dan voor je verkoopfacturen: alle facturen die nog niet volledig betaald zijn. Koppel de ontvangen bedragen aan de bijbehorende banktransacties, zodat je facturen op Betaald komen te staan.
Wat hier blijft staan is je werkelijke openstaande bedrag aan facturen — geld waar je nog op wacht. Meteen een goed moment om te bepalen of er een herinnering uit moet.
Stap 5: Samenvatting
Tot slot drie tellers: openstaande banktransacties, openstaande uitgaven en openstaande facturen. Staan ze alle drie op nul, dan is je administratie bij. Staat er nog iets open, dan spring je vanuit deze stap direct terug naar de betreffende stap.
Plan een vast wekelijks momentje voor dit scherm. De suggesties doen het meeste werk, en je btw-aangifte is daarna zo gedaan.