De gevallen die niet elke maand langskomen, maar die iedereen een keer tegenkomt. Per situatie: wat het boekhoudkundig is, en welke route je in de app neemt.
Creditnota van een leverancier
Je krijgt geld terug of een correctie op een eerdere inkoopfactuur. Voer de creditnota in als uitgave met negatieve bedragen, op dezelfde grootboekrekening en met hetzelfde btw-type als de oorspronkelijke uitgave. Zo corrigeren de kosten én de voorbelasting mee. De terugbetaling koppel je aan de bijbehorende banktransactie.
Aanbetaling die je ontvangt
Ontvang je vooruitbetaling voor werk dat je nog moet doen, dan wordt de btw verschuldigd op het moment dat je het geld ontvangt. Maak daarom een factuur voor de aanbetaling en verwerk die normaal; bij de eindfactuur breng je het al gefactureerde bedrag in mindering.
Borg
Een borg die je betaalt of ontvangt is geen kostenpost en geen omzet: het geld is nog van de ander. Verwerk het als een vordering of een schuld op je balans, niet in je resultaat. Er zit ook geen btw op. In de app boek je dit met een handmatige verantwoording op de banktransactie.
Boetes
Verkeersboetes en boetes van de Belastingdienst zijn niet aftrekbaar. Betaal je ze van je zakelijke rekening, boek de transactie dan als privéopname, of op een aparte rekening voor niet-aftrekbare kosten zodat je boekhouder ze eruit kan halen. Er is geen btw op af te trekken.
Verzekeringsuitkering
Krijg je een uitkering voor schade aan iets zakelijks, dan is die opbrengst belast — hij hoort dus in je resultaat, meestal zonder btw. Gaat het om een uitkering die met een bedrijfsmiddel te maken heeft, overleg dan even; de verwerking hangt samen met de boekwaarde van dat middel.
Klant betaalt niet
Eerst nabellen en herinneren, daarna pas afboeken. Staat vast dat je het geld niet krijgt, dan kun je de afgedragen btw terugvragen — uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum wordt een factuur sowieso als oninbaar beschouwd. Zie Btw corrigeren en suppletie.
Overboeking tussen je eigen rekeningen
Boek je geld over van je zakelijke rekening naar je spaarrekening, dan zie je dezelfde overboeking twee keer in je administratie: eenmaal af en eenmaal bij. Dit zijn kruisposten — geen kosten en geen omzet. Kies bij de banktransactie Anders verwerken → Kruisposten. Zie Transacties koppelen.
Betaalprovider zoals Mollie
Een betaalprovider houdt kosten in en betaalt het restant uit. Boek je omzet bruto — het volledige factuurbedrag dat je klant betaalde — en de ingehouden transactiekosten apart als kosten. Doe je dat niet, dan mist er omzet in je administratie en klopt je btw niet. In de app verloopt dit via de Mollie-verantwoordingen; zie Betalingen.
Aankoop deels zakelijk, deels privé
Bijvoorbeeld een telefoon die je ook privé gebruikt. Voer de uitgave volledig in en stel het percentage Privégebruik in; kosten en btw-aftrek worden dan naar rato verwerkt. Zie Zakelijk of privé.
Naheffing of teruggaaf van de Belastingdienst
Een btw-naheffing of -teruggaaf koppel je aan de betreffende aangifte, zodat je btw-schuld op de balans netjes afloopt. De belastingrente of boete die er soms bij zit hoort daar niet bij: die boek je apart, en boetes zijn niet aftrekbaar.
Iets wat hier niet tussen staat
Kom je een situatie tegen die je niet kunt plaatsen, boek hem dan niet zomaar ergens weg. Zet de transactie voorlopig apart, noteer wat het was, en leg hem voor aan je boekhouder. Een openstaande post die je aan het eind van het jaar bespreekt is minder werk dan een verkeerde boeking die door je hele jaar heen loopt.
Dit is algemene uitleg, geen belastingadvies. Twijfel je over jouw situatie, leg hem dan voor aan een boekhouder — onze support kent de app, niet jouw administratie.