Elke omgeving heeft een eigen scan-e-mailadres. Alles wat je daarnaartoe mailt wordt automatisch ingelezen en verschijnt als uitgave in je administratie. Dat is de kortste weg van een inkoopfactuur in je mailbox naar een verwerkte uitgave: doorsturen en klaar.
Je adres vind je onder Instellingen → Bonnen scannen.
Drie manieren om het te gebruiken
Zelf doorsturen. Krijg je een factuur per mail binnen, stuur hem dan meteen door naar je scan-adres. Doe dat op het moment dat je de mail leest, dan hoef je later niets meer terug te zoeken.
Je leverancier laat sturen. Bij leveranciers waar je vaak inkoopt kun je het scan-adres opgeven als factuuradres. Hun facturen komen dan uit zichzelf in je administratie terecht.
Een doorstuurregel in je mailprogramma. Vrijwel elk mailprogramma kan mail automatisch doorsturen op basis van afzender of onderwerp. Maak zo'n regel aan voor je vaste leveranciers en het gaat vanzelf.
Wat er daarna gebeurt
De bijlage wordt ingelezen: datum, bedragen en btw worden overgenomen, de leverancier wordt herkend (en zo nodig aangemaakt, met de adres- en btw-gegevens van de factuur), en de grootboekrekening wordt voorgesteld op basis van je vorige uitgave bij diezelfde leverancier.
De uitgave staat daarna in je uitgavenoverzicht met een "nieuw"-badge. Je hoeft er op dat moment niets mee te doen — controleren en de betaling koppelen doe je later in één keer bij Administratie bijwerken.
Komt er een mail binnen zonder bruikbare bijlage, dan krijg je daar bericht van, zodat je die factuur alsnog handmatig kunt toevoegen.
Ongewenste bestanden weren
Standaard wordt elke PDF-, JPG- of PNG-bijlage verwerkt. Krijg je daardoor bestanden binnen die je niet in je administratie wilt — een logo in een handtekening bijvoorbeeld — dan stel je onder Instellingen → Bonnen scannen bij Scannen per mail regels filters in:
- een blokkeer-regel op afzender of bestandsnaam, met of zonder exacte match;
- een toestaan-regel als uitzondering op een blokkeer-regel.
Verwijder je een gemailde bon, dan kun je meteen aanvinken dat dat bestand voortaan genegeerd wordt.
Komt er spam binnen op je scan-adres, dan vervang je het met Nieuw adres genereren. Vergeet niet je doorstuurregels en je leveranciers daarna bij te werken.
Andere manieren om bonnen aan te leveren
Papieren bonnen fotografeer je onderweg met de mobiele app, en een losse of grote stapel bestanden upload je vanuit de app zelf. Zie Bonnen scannen.
Het automatisch inlezen van bonnen is onderdeel van de betaalde abonnementen (Basis, Pro en MKB).