Onder Rapportage → Rittenoverzicht vind je het complete beeld van je ritten. Waar "Mijn ritten" bedoeld is om snel iets in te voeren, is dit het scherm om terug te kijken, te controleren en door te geven.
Filters en totalen
Bovenaan filter je op jaar, type rit, voertuig, klant, project en — als je met meerdere gebruikers werkt — medewerker. Het jaar staat standaard op het huidige jaar.
Direct onder de filters staan drie totalen die met je filters meebewegen: zakelijke kilometers, privé kilometers en het aantal ritten. Zo lees je in één oogopslag af hoeveel zakelijke kilometers er in een jaar zijn gereden — het getal dat je boekhouder nodig heeft.
De zakelijke kilometers zijn de gereden kilometers min het deel dat je bij een rit als privé hebt opgegeven. Een zakelijke rit van 100 kilometer met 20 kilometer omrijden telt dus voor 80 kilometer zakelijk en 20 kilometer privé.
Kolommen
Standaard zie je datum, medewerker, van, naar, type en de kilometerkolommen. Bij ritten die via de adreszoeker zijn ingevoerd tonen Van en Naar de herkenbare naam ("Thuis", de klantnaam) met het volledige adres er klein onder. Onder de kolommenknop zet je extra kolommen aan: klant, project, voertuig, omschrijving en de kilometerstanden. Onder de kolommen Kilometers, Zakelijk en Privé staat het totaal van de getoonde ritten, en je kunt op die kolommen sorteren.
Zijn de kilometerstanden van een voertuig niet sluitend, dan staat bovenaan dit scherm een melding met de datum vanaf wanneer het misloopt. Zie voertuigen en kilometerstanden.
Exporteren
Selecteer de ritten die je wilt meenemen (of vink de kop aan om alles te selecteren) en kies Exporteren. Je krijgt een bestand met per rit de datum, medewerker, klant, project, voertuig, de van/naar-namen én de volledige adressen, het type rit, de kilometers, de zakelijke en privékilometers, de kilometerstanden en de omschrijving. De export is klaar zodra je een melding krijgt en staat dan onder je downloads.
Dat bestand is precies wat een boekhouder nodig heeft om je kilometers in de aangifte te verwerken.
Wie ziet wat
- Mijn ritten ziet iedereen die zelf ritten mag registreren. Je ziet er alleen je eigen ritten. Wie dat mag, stel je per gebruiker in met de optie Ritten registreren onder gebruikers.
- Het Rittenoverzicht is voor beheerders en laat de ritten van alle gebruikers zien. Nodig je je boekhouder uit als gebruiker met beheerrechten, dan kan die hier zelf bij en hoef je niets meer door te sturen. Zie jij en je boekhouder.