Elke kostenregel krijgt een grootboekrekening: de plek waar het bedrag in je winst- en verliesrekening landt. De ZZP App zet bij het aanmaken van je omgeving een compleet rekeningschema klaar, dus meestal is de vraag niet "welke rekening maak ik aan" maar "welke kies ik".
Moet ik uitsplitsen, of mag alles op één hoop?
De Belastingdienst schrijft geen rekeningschema voor. Er is dus geen regel die zegt dat je inkoop moet opsplitsen in materiaal, uitbesteed werk en verbruiksartikelen. Zet je alles op één inkooprekening, dan is je administratie daarmee niet fout.
Toch is een beetje onderscheid verstandig, om drie redenen:
- Inzicht. Eén hoop van € 40.000 vertelt je niets. Uitgesplitst zie je waar je geld heen gaat en of dat over de jaren verschuift.
- Je aangifte. In je aangifte inkomstenbelasting worden kosten in categorieën uitgevraagd. Staat alles op één rekening, dan moet iemand dat alsnog uit elkaar trekken.
- Fiscale uitzonderingen. Er zijn kostensoorten met een eigen behandeling — beperkt aftrekbare kosten, privégebruik, investeringen. Die moeten aan het eind van het jaar terug te vinden zijn.
De vuistregel: splits waar een fiscale regel of een beslissing aan hangt, en houd de rest zo eenvoudig mogelijk. En belangrijker dan de perfecte indeling: doe het elk jaar hetzelfde. Consistentie maakt je cijfers vergelijkbaar; wisselen van indeling maakt ze onbruikbaar.
Waar boek je wat
Een praktische indeling voor de meeste zzp'ers:
| Kostensoort | Waar het meestal thuishoort |
|---|---|
| Inkoop van goederen, materiaal | Inkoopwaarde / kostprijs van de omzet |
| Werk dat je uitbesteedt aan een collega of zzp'er | Uitbesteed werk (of kostprijs) |
| Bedrijfsaansprakelijkheid, rechtsbijstand, beroepsaansprakelijkheid | Verzekeringen |
| Arbeidsongeschiktheidsverzekering | Meestal privé, niet zakelijk — leg dit voor aan je boekhouder |
| Software, hosting, online abonnementen | Automatiseringskosten of kantoorkosten |
| Telefoon en internet | Telefoon- en internetkosten (let op het privédeel) |
| Papier, printer, kleine kantoorartikelen | Kantoorbenodigdheden |
| Website, advertenties, drukwerk, beurs | Reclame- en advertentiekosten |
| Cursussen, vakliteratuur, congressen | Studie- en opleidingskosten |
| Reis- en verblijfkosten voor opdrachten | Reiskosten |
| Lunches, relatiegeschenken, borrels | Representatiekosten — houd deze apart, zie hieronder |
| Contributies van een branchevereniging | Contributies en abonnementen |
| Kosten van je zakelijke rekening, betaalprovider | Bankkosten |
| Boekhouder, adviseur, jurist | Advieskosten of algemene kosten |
| Gereedschap, apparatuur, meubilair | Onder € 450 direct als kosten; daarboven activeren en afschrijven |
Kosten die apart moeten blijven
Zet deze niet tussen je gewone kosten, ook al lijken ze erop:
- Representatie, eten en drinken. Deze zijn maar beperkt aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Op een eigen rekening zijn ze aan het eind van het jaar meteen te vinden. Zie Zakelijk of privé.
- Boetes. Verkeersboetes en fiscale boetes zijn niet aftrekbaar. Boek ze als privéopname, of op een aparte rekening voor niet-aftrekbare kosten.
- Investeringen. Een aanschaf die je afschrijft is geen kostenpost maar een bezitting op je balans. In de app maak je daarvoor vanaf de uitgaveregel een afschrijving aan.
- Privé-uitgaven. Die horen niet in je resultaat, ook niet op een aparte kostenrekening.
Zelf een rekening toevoegen
Heb je een kostensoort die structureel terugkomt en die je apart wilt volgen, maak er dan een eigen rekening voor onder Instellingen → Grootboekrekeningen. Kies een code die past in de reeks van de categorie, en nest hem eventueel onder een hoofdrekening zodat je balans overzichtelijk blijft. Zie Grootboekrekeningen.
Doe dat met mate. Twintig rekeningen die je herkent werken beter dan tachtig waarvan je er de helft nooit gebruikt.
De app onthoudt per leverancier welke grootboekrekening en welk btw-type je de vorige keer koos, en stelt die bij een volgende uitgave voor. Kies je de eerste keer goed, dan gaat de rest vanzelf.
Dit is algemene uitleg, geen belastingadvies. Twijfel je over jouw situatie, leg hem dan voor aan een boekhouder — onze support kent de app, niet jouw administratie.