Veel zzp'ers weten niet precies waar hun eigen werk ophoudt en dat van een boekhouder begint. Dit is de verdeling die in de praktijk goed werkt.
Wat jij doet
Het lopende werk: facturen sturen, bonnen vastleggen, je bank importeren en koppelen, en elk kwartaal je btw-aangifte doen. Dat is werk dat je zelf het snelst doet, omdat jij weet wat een bonnetje was en welke betaling bij welke klant hoort. Een boekhouder die dat overneemt moet het je toch weer vragen.
Zie Administratie bijwerken voor een werkwijze die dit klein houdt.
Wat de app doet
De ZZP App registreert en rekent. Bij elke factuur, uitgave en betaling worden de journaalposten automatisch aangemaakt, en daaruit volgen je balans, je winst- en verliesrekening en de rubrieken van je btw-aangifte.
Wat de app níet doet:
- Aangifte indienen. Je neemt de berekende bedragen over in je aangifte bij de Belastingdienst; de app stuurt niets door.
- De opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP). Lever je aan ondernemers in andere EU-landen, dan berekent de app wel rubriek 3b, maar de ICP-opgaaf dien je apart in bij de Belastingdienst.
- Fiscale keuzes maken. Investeringsaftrek, willekeurige afschrijving, de ondernemersaftrek: dat zijn afwegingen bij je aangifte inkomstenbelasting, buiten deze app.
- Beoordelen of je goed geboekt hebt. De app rekent met wat jij invult. Zet je een kostenpost op de verkeerde rekening of het verkeerde btw-tarief, dan rolt dat gewoon door.
Wat je boekhouder doet
Aan het eind van het jaar: de jaarcijfers opstellen en je aangifte inkomstenbelasting verzorgen. Daarbij loopt die ook je administratie door en corrigeert wat er scheef staat — inclusief je eerdere btw-aangiftes, want die zijn achteraf nog recht te zetten. Zie Btw corrigeren en suppletie.
Verder is een boekhouder de aangewezen persoon voor de vragen waar deze documentatie stopt: hoe je je auto het beste in de administratie zet, of een werkruimte thuis aftrekbaar is, of een investering dit jaar of volgend jaar slimmer is.
Waarom een afwijking in een kwartaal geen ramp is
Nieuwe gebruikers zijn vaak bang om iets fout te doen in hun btw-aangifte. Dat valt mee. De btw-aangifte is geen eindafrekening: verkeerd aangegeven bedragen corrigeer je in een volgende aangifte of met een suppletie, en dat kan tot vijf jaar terug. Kleine afwijkingen zijn dus herstelbaar, en je boekhouder komt ze aan het eind van het jaar sowieso tegen.
Wat wél belangrijk is: op tijd aangifte doen en op tijd betalen. Daar staan verzuimboetes op, en die kun je niet terugdraaien met een correctie.
Geef je boekhouder toegang tot je omgeving
De handigste manier om je jaar aan te leveren is: geen bestanden opsturen, maar je boekhouder uitnodigen als gebruiker in je eigen omgeving. Dat doe je onder Instellingen → Gebruikers; diegene krijgt een activatiemail en stelt zelf een wachtwoord in. Zie Gebruikers.
Een uitgenodigde gebruiker is beheerder en ziet daarmee alles wat nodig is: je facturen met de bijbehorende PDF's, je uitgaven mét de ingescande bonnen, je bankmutaties en hoe die verantwoord zijn, je journaalposten, en de btw-aangiftes zoals je ze hebt vastgelegd. Alleen jij als eigenaar houdt het abonnement, de gebruikers, de modules en de domeinen in beheer.
Dat scheelt aan beide kanten werk. Je boekhouder hoeft niet om losse stukken te vragen en kan bij een vraag zelf doorklikken naar de onderliggende bon. Correcties kunnen direct in je administratie worden gemaakt, in plaats van in een parallelle set boeken waar jij daarna niets meer van terugziet.
Overige stukken in de bestandskluis
Voor je aangifte inkomstenbelasting heeft je boekhouder ook papieren nodig die niets met je onderneming te maken hebben: jaaropgaven (ook die van je partner), de WOZ-beschikking van je woning, je hypotheekoverzicht, gegevens over spaargeld of alimentatie.
Zet die in de Bestandskluis, gekoppeld aan het juiste boekjaar. Dan staat alles wat je boekhouder nodig heeft op één plek: je administratie in de app, de losse stukken in de kluis, en niets meer los in een mailwisseling. Volgend jaar weet je bovendien meteen weer waar het staat.
De bestandskluis is onderdeel van de betaalde abonnementen (Basis, Pro en MKB).
Extra gebruikers kunnen op elk abonnement. Is het jaar afgerond en de samenwerking klaar, dan archiveer je de gebruiker; inloggen kan dan niet meer.
Nodig je boekhouder aan het begin van het jaar uit in plaats van in maart. Dan kan die tussendoor even meekijken, en komt een verkeerd geboekte reeks aan het licht voordat je hem twaalf maanden lang herhaalt.
Werkt je boekhouder liever in de eigen software, dan is er het auditbestand (.xaf) onder Rapportage → Boekhouding → Exporteren — vraag even wat de voorkeur heeft.
Of doe je het zelf?
Je bent niet verplicht een boekhouder in te schakelen. Doe het alleen zelf als je zeker weet dat je de regels rond ondernemersaftrek, afschrijvingen en de balans beheerst, en laat het anders in elk geval het eerste jaar een keer nakijken.
Dit is algemene uitleg, geen belastingadvies. Twijfel je over jouw situatie, leg hem dan voor aan een boekhouder — onze support kent de app, niet jouw administratie.