Offerte opstellen
Maak onder Administratie → Offertes een nieuwe offerte aan. Je vult in: de Klant (een nieuwe klant maak je direct aan), de Datum, de Vervaldatum (voorgesteld op een maand vooruit), het Onderwerp en het Nummer. Het offertenummer mag je vrij invoeren; zolang het op een getal eindigt, krijgt de volgende offerte automatisch het volgende volgnummer (de eerste start op OFF-0001).
De offerte gebruikt dezelfde PDF-sjablonen als je facturen, dus je huisstijl staat er meteen goed op. In het veld Opmerkingen zet je tekst die onder de offerteregels op de PDF verschijnt — handig voor voorwaarden of een toelichting.
Regels
De regels werken net als bij facturen: wijzigingen worden direct opgeslagen en je kunt regels slepen om de volgorde te bepalen. Met Toevoegen kies je uit een Nieuwe regel, een regel uit je Producten of uit je Werkzaamheden — prijs, btw en grootboekrekening worden dan automatisch overgenomen, inclusief eventuele klantspecifieke tarieven.
Onder Bijlages kun je extra bestanden bij de offerte bewaren, bijvoorbeeld een plan van aanpak.
Definitief maken
Met Definitief maken wordt de PDF vastgelegd en is de offerte klaar om ondertekend te worden — ook online in de klantomgeving. Vink Direct naar klant versturen aan om meteen door te gaan naar het verstuurscherm. Wil je daarna toch nog iets wijzigen, dan zet je de offerte met Open zetten terug naar concept.
Met Download → Voorbeeld bekijk je tussentijds altijd een concept-PDF.
Versturen
Klik op Versturen en controleer de e-mail: het adres (voorgevuld met dat van de klant), het Onderwerp en Bericht uit je standaardteksten, en het vinkje Link naar online ondertekenen toevoegen. Je klant ontvangt de offerte-PDF als bijlage, met een knop om de offerte online te bekijken en te ondertekenen.
Heeft de ontvanger nog geen account voor de klantomgeving, dan wordt dat met één vinkje (Account klantomgeving aanmaken) meteen geregeld — nodig om online te kunnen ondertekenen.
Verstuur je vanuit een concept? Dan wordt de offerte automatisch eerst definitief gemaakt. Opnieuw versturen kan altijd via Opnieuw versturen.