Een administratie is pas bruikbaar als de onderbouwing er ook is. Dit zijn de formele eisen waar je als zzp'er mee te maken hebt.
Bewaarplicht
Je bewaart je administratie 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar, omdat de btw daarop over een langere periode herzien kan worden.
Het gaat om alles wat je administratie onderbouwt: facturen die je stuurde en ontving, bankafschriften, contracten, je grootboek en je btw-aangiftes. Digitaal bewaren mag; je hoeft geen papier te bewaren zolang de digitale versie volledig en leesbaar is. Bonnen die je in de app scant voldoen daaraan.
Documenten die niet aan een specifieke factuur of uitgave hangen — contracten, polissen, jaarstukken — bewaar je in de Bestandskluis, gekoppeld aan een boekjaar.
De bewaarplicht loopt langer door dan je abonnement. Stop je met de app, download dan je auditbestanden en je facturen voordat je je omgeving verwijdert.
Wat er op jouw facturen moet staan
Verstuur je facturen vanuit de ZZP App, dan wordt dit automatisch ingevuld — mits je bedrijfsgegevens compleet zijn. Verplicht zijn onder meer:
- een opeenvolgend factuurnummer en de factuurdatum;
- jouw naam, adres en btw-identificatienummer, en het KvK-nummer;
- de naam en het adres van je klant;
- de datum van levering of van de dienst;
- een omschrijving en het aantal van wat je geleverd hebt;
- het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Bij een verlegde btw vermeld je "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je klant. Zie Btw-tarieven.
Wat er op een bon moet staan om btw af te trekken
Voor de btw op je inkopen geldt: je mag hem alleen aftrekken als je een factuur hebt die aan de eisen voldoet.
- Tot en met € 100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur. Daarop moeten in elk geval staan: de datum, de naam en adresgegevens van de leverancier, wat er geleverd is, en het btw-bedrag of de gegevens waarmee dat te berekenen is. Een gewone kassabon voldoet daar meestal aan.
- Boven € 100 heb je een volledige factuur nodig, met ook jouw bedrijfsnaam en -adres erop. Een kassabon zonder jouw gegevens is dan niet genoeg — vraag om een factuur op naam.
Dat laatste is de meest gemaakte fout bij grotere aankopen in een winkel. Vraag ter plekke om een factuur op bedrijfsnaam; achteraf is het vaak lastiger.
Als een bon ontbreekt
Zonder factuur geen btw-aftrek. De kosten zelf mag je meestal wel opvoeren als je aannemelijk kunt maken dat je ze gemaakt hebt — een bankafschrift met een herkenbare omschrijving helpt daarbij — maar de btw ben je kwijt.
Wat je kunt doen:
- Vraag de leverancier om een duplicaat. Bij webshops en abonnementen staan facturen vaak in je account.
- Lukt dat niet, boek de uitgave dan zonder btw-aftrek, met een korte toelichting in de omschrijving.
- Ontbreekt elke onderbouwing, overleg dan met je boekhouder of de post er nog in kan.
Contant en privé betaald
Contante uitgaven horen er gewoon in; ze zijn alleen makkelijker te vergeten omdat er geen banktransactie tegenover staat. Voer de bon in en registreer de betaling als Contant of Van privérekening betaald. Zie Zakelijk of privé.
Meer bij de Belastingdienst
De bedragen op deze pagina gelden voor 2026 en kunnen per jaar wijzigen. Baseer je een keuze erop, controleer ze dan bij de bron:
- Hoe lang moet u uw administratie bewaren: 7 of 10 jaar?
- Factuureisen en de vereenvoudigde factuur.
- Administratie bijhouden — wat er allemaal onder je administratie valt.
Dit is algemene uitleg, geen belastingadvies. Twijfel je over jouw situatie, leg hem dan voor aan een boekhouder — onze support kent de app, niet jouw administratie.