De hoofdregel is kort: kosten die je maakt in het belang van je onderneming zijn zakelijk. De praktijk is rommeliger, want veel uitgaven zitten er tussenin.
De drie categorieën
Volledig zakelijk. Een laptop die alleen voor je werk gebruikt wordt, je bedrijfsverzekering, materiaal dat je inkoopt. Je boekt de kosten volledig en trekt de btw volledig af.
Gemengd. Je telefoon, je internet, je auto. Je schat het zakelijke deel in en boekt naar rato. In de ZZP App stel je bij een uitgave het percentage Privégebruik in; de aftrekbaarheid wordt daarop aangepast. Zie Uitgaven toevoegen.
Privé. Je boodschappen, je kleding (ook als je die naar je werk draagt), je bril. Die horen niet in je administratie. Betaal je ze per ongeluk van je zakelijke rekening, boek de transactie dan als Privé — een privéopname, geen kostenpost. Zie Transacties koppelen.
Zakelijke kosten die je privé betaalde
Dit is normaal en gewoon te verwerken. Voer de uitgave in zoals altijd en registreer als betaling Van privérekening betaald. De kosten en de btw komen dan gewoon in je administratie terecht, alleen loopt de betaling niet via je zakelijke rekening.
Andersom werkt hetzelfde: geld dat je van je zakelijke rekening naar privé overmaakt is een privéopname, geld dat je erin stopt een privéstorting. Geen van beide is winst of kosten.
Een aparte zakelijke rekening is niet wettelijk verplicht, maar scheelt in de praktijk enorm. Al je zakelijke mutaties staan dan bij elkaar en je hoeft geen privétransacties door je administratie te halen.
Btw die je nooit mag aftrekken
Ook bij een zakelijke uitgave is de btw niet altijd aftrekbaar:
- Eten en drinken in de horeca. Een lunch met een klant is mogelijk wel (deels) een zakelijke kostenpost, maar de btw op horecaconsumpties is uitgesloten van aftrek.
- Relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen boven € 227 per persoon per jaar.
- Het privédeel van gemengde uitgaven.
- Alles wat samenhangt met vrijgestelde omzet. Heb je vrijgestelde prestaties, dan mag je de btw op de bijbehorende kosten niet aftrekken.
Beperkt aftrekbare kosten
Sommige kosten zijn zakelijk, maar tellen voor de inkomstenbelasting maar gedeeltelijk mee: voedsel, drank, representatie, congressen en dergelijke. Je mag ze aftrekken voor zover ze boven een drempelbedrag uitkomen (in 2026 € 5.700), of je kiest ervoor 80% van die kosten af te trekken.
Die keuze maak je bij je aangifte inkomstenbelasting, dus meestal je boekhouder. Wat jij kunt doen: boek dit soort kosten op een eigen grootboekrekening, zodat ze aan het eind van het jaar in één oogopslag terug te vinden zijn. Zie Kosten boeken.
De auto
De auto is het onderwerp met de meeste uitzonderingen. Kort samengevat:
- Je kiest of de auto zakelijk vermogen of privévermogen is. Die keuze heeft gevolgen voor je winst, en is niet zomaar terug te draaien — bespreek hem met je boekhouder.
- Gebruik je een auto van de zaak ook privé, dan corrigeer je daarvoor btw in de laatste aangifte van het jaar. Zonder sluitende kilometeradministratie gebeurt dat forfaitair: 2,7% van de cataloguswaarde inclusief btw en bpm, of 1,5% als je de auto zonder btw-aftrek hebt gekocht of hem al langer dan vier jaar gebruikt.
- Rijd je zakelijke kilometers met je privéauto, dan boek je daarvoor een vergoeding per kilometer. Registreer je ritten in de app, zie Ritten.
Werkruimte thuis
Werk je vanuit huis, dan zijn de kosten daarvan alleen onder strikte voorwaarden aftrekbaar — het gaat om een zelfstandig deel van de woning met een eigen ingang en eigen voorzieningen. In de meeste thuiswerksituaties is er dus géén aftrek. Ga hier niet zelf mee aan de slag; leg het voor.
Meer bij de Belastingdienst
De bedragen op deze pagina gelden voor 2026 en kunnen per jaar wijzigen. Baseer je een keuze erop, controleer ze dan bij de bron:
- Overzicht mogelijk aftrekbare zakelijke kosten — per kostensoort, inclusief de beperkt aftrekbare.
- Drempel beperkt aftrekbare kosten 2026 — het actuele drempelbedrag.
- Welke btw mag u niet aftrekken?
- Btw en privégebruik auto van de zaak — de forfaitaire correctie.
Dit is algemene uitleg, geen belastingadvies. Twijfel je over jouw situatie, leg hem dan voor aan een boekhouder — onze support kent de app, niet jouw administratie.